Workflow Magic: Cum transformi o Ofertă în Factură în 3 click-uri (fără re-introducere date)
Workflow Magic: One-Click De la Ofertă la Factură
Ai primit email-ul pe care îl așteptai: "Aprob oferta. Când pot plăti?"
Momentul de victorie. Dar acum începe durerea de cap:
"Hmm, oferta avea 7 produse, 2 discount-uri, transport... Acum trebuie să re-introduc totul manual în factură."
Dacă folosești SmartBill, Oblio sau orice soft de facturare tradițional, știi exact despre ce vorbesc.
10 minute de copy-paste din PDF în formular. Riscul să uiți un discount. Stresul de a verifica de 3 ori dacă totul e corect.
În Neural CRM, procesul arată altfel:
- Click pe butonul "Transformă în Proformă".
- (Clientul plătește)
- Click pe butonul "Transformă în Factură Fiscală".
Total timp: 5 secunde.
Hai să vedem în detaliu cum funcționează acest "workflow magic" și de ce e diferit de alternativele tale actuale.
Problema Copy-Paste în Facturare
Majoritatea software-urilor de facturare (inclusiv cele gratis) te obligă să tratezi fiecare document ca pe o entitate separată:
- Oferta = Un formular
- Proforma = Alt formular (introduci din nou totul)
- Factura Fiscală = Al treilea formular (ancora o dată aceleași produse)
De ce? Pentru că sistemul nu "înțelege" că toate trei sunt părți ale aceluiași proces comercial.
Consecințe practice:
- Risc de erori: Uiți să adaugi transportul în factură, dar era în ofertă.
- Timp pierdut: 10-15 minute per ciclu ofertă-factură × 20 de clienți/lună = 5 ore pierdute lunar.
- Frustrare: "De ce trebuie să fac asta manual de fiecare dată?"
Neural CRM: Date care "curg" între documente
În Neural CRM, când creezi o Ofertă, sistemul stochează:
- Toate produsele (nume, cantitate, preț unitar)
- Discount-urile aplicate
- Termenul de valabilitate
- Observațiile custom
Când apeși butonul "Transformă în Proformă", sistemul:
- Creează automat documentul nou
- Transferă toate produsele (exact cum erau)
- Marchează oferta ca "Acceptată"
- Actualizează timeline-ul clientului (vezi cronologic: ofertă → proformă)
Zero re-introducere. Zero copiat-lipit.
Exemplu concret:
Ofertă pentru Client SRL (5 produse, discount 15%)
| Produs | Cantitate | Preț Unitar | Subtotal |
|---|---|---|---|
| Consultanță A | 10 ore | 200 RON | 2.000 RON |
| Raport analitică | 1 | 1.500 RON | 1.500 RON |
| Training echipă | 3 zile | 800 RON | 2.400 RON |
| Discount -15% | -885 RON | ||
| Total | 5.015 RON |
Când transformi în Proformă (1 click), toate cele 5 produse, discount-ul și totalul apar automat.
Când transformi în Factură Fiscală (1 click), din nou: totul este deja acolo.
Comparație: SmartBill vs Neural CRM
| Acțiune | SmartBill | Neural CRM |
|---|---|---|
| Creează Ofertă | Formular manual (3 min) | Formular (3 min) |
| Transformă în Proformă | Re-introduci produsele (5 min) | 1 click (3 sec) |
| Transformă în Factură | Re-introduci produsele (5 min) | 1 click (3 sec) |
| Total timp | 13 minute | 3 minute |
| Risc de eroare | ⚠️ Ridicat (uiți discount, cantitate greșită) | ✅ Zero (date copiate automat) |
Per 20 de clienți/lună:
SmartBill: ~4 ore pierdute
Neural CRM: ~1 oră
Diferență: 3 ore economisit lunar = 36 ore/an = aproape 1 săptămână de muncă.
Când e util acest workflow?
Da, ai nevoie de One-Click Workflow dacă:
- Emiți oferte înainte de facturi (B2B, proiecte custom)
- Clienții tăi cer deseori proformă înainte de plată
- Lucrezi cu produse complexe (5+ articole per factură)
- Vrei să elimini complet riscul de erori de transcriere
Nu ai nevoie, dacă:
- Emiți doar facturi fiscale directe (B2C, magazin fizic)
- Facturile tale au 1-2 produse standard
- Nu trimiți niciodată oferte
Bonus: Task Management Integrat
Dar mai e ceva. După ce transformi Oferta în Proformă, Neural CRM îți permite să adaugi un Task automat:
"Sună Client SRL peste 3 zile dacă nu a plătit proforma"
Task-ul apare în Board vizual (stil Trello) și în Timeline-ul clientului.
Nu mai ai nevoie de un Excel separat cu "Clienți de sunat". Totul e în contextul clientului.
Concluzie: Fluiditate = Bani economisiți
Dacă vinzi servicii sau produse custom, timpul tău e cea mai scumpă resursă.
Fiecare minut în care re-introduci manual date dintr-o ofertă într-o factură este un minut în care nu vinzi, nu creezi, nu câștigi.
Neural CRM nu e magic. E doar logică bună: când un client acceptă oferta, datele ar trebui să curgă automat către documentele următoare.
Așa funcționează firmele eficiente în 2026.
Vrei să vezi workflow-ul în acțiune? Descarcă Demo Gratuit (Mac & Windows) și testează cu datele tale reale.
Ghid Gratuit: Totul despre e-Factura în 2026
Află cum să eviți amenzile și să îți securizezi datele financiare. Îți trimitem ghidul PDF imediat pe email.
Gata cu abonamentele scumpe?
Începe să utilizezi Neural CRM astăzi. 100% Date locale, e-Factura inclusă și licență pe viață.